Como usar o Aldicontrol

Empresas com dezenas ou centenas de linhas recebem faturas de várias operadoras, em formatos diferentes, todo mês. O Aldicontrol resolve três problemas dessa rotina:

• Inventário confiável — uma base única de linhas, chips, aparelhos e links, com o responsável, o centro de custo e a unidade de cada um.
• Conciliação de faturas — o consumo importado das operadoras é consolidado por período de referência (a "fatura" de cada mês).
• Visão de gestão — painéis, análises executivas e relatórios que respondem "quanto", "quem", "onde" e "está subindo ou caindo".

Quatro ideias aparecem em quase todas as telas:

Escopo de gestão

As linhas são divididas em três mundos independentes — Móvel, Fixa e Dados/Links. Cada escopo tem seu próprio inventário, suas próprias faturas e seus próprios relatórios. Você troca de escopo pelo seletor no canto superior direito, e a escolha fica guardada no navegador.

Empresa (tenant)

Cada cliente do Aldicontrol é uma empresa isolada. Usuários, linhas, faturas e configurações pertencem a uma empresa só.

Período de referência / fatura

O consumo é agrupado por mês de faturamento. O Painel e vários relatórios mostram sempre a última fatura importada como referência, com o mês anterior para comparação.

Centro de custo origem × pagante

Origem é a área que gerou o consumo; pagante é a área que assume o custo no rateio. Eles podem ser diferentes — por isso há relatórios de consumo para cada um.

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   Entrar

   Informe usuário e senha corporativos na tela de login. Usuário tem no mínimo 3 caracteres; a validação acontece antes do envio e mostra uma mensagem objetiva se algo estiver faltando.

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   Trocar a senha provisória

   Se o seu acesso foi criado com senha temporária, o sistema leva direto para "Trocar Senha" no primeiro login. A nova senha precisa ter pelo menos 8 caracteres, com letras e números.

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   Escolher o escopo

   Depois de entrar, confira no topo se o escopo ativo (Móvel, Fixa ou Dados/Links) é o que você quer analisar. Trocar de escopo recarrega o Painel com a base daquele mundo.

Criar uma nova empresa. A tela de login não oferece mais o atalho: quem tem autorização acessa o endereço /tenant diretamente. Ele abre um assistente em duas partes — dados da empresa (razão social, nome fantasia, CNPJ) e o primeiro usuário administrador. A criação depende de autorização prévia; sem ela, fale com o time do Aldicontrol.

A interface tem três áreas fixas:

• Menu lateral — agrupado em Operação (Painel, Cadastro, Consultas, Ligações, Rastreabilidade), Análise (Analytics, Relatórios) e Administração — Comunicação (Faturas por E-mail, Configurações de E-mail) e Opções do Sistema (Personalização de Campos, Modelos de Termo, Dados da Empresa, Trocar Senha, Usuários da Empresa, Conexão SQL Server). Itens só de administrador ficam ocultos para os demais.
• Cabeçalho — nome da empresa, alternância de tema claro/escuro e o seletor de escopo de gestão. O seletor também mostra quantos cadastros o escopo ativo tem, os gastos dos últimos 3 meses de cada escopo e o consumo médio consolidado.
• Área de conteúdo — cada tela abre com um título e uma linha de contexto (escopo e período de referência).

A tela inicial de cada escopo. Consolida a última fatura importada e traz:

• Indicadores — linhas (ou acessos) com consumo, valor da última fatura, usuários ativos e custo médio por linha, cada um com a variação contra o mês anterior e um mini-gráfico (sparkline) de histórico.
• Pontos de atenção — uma faixa com os alertas mais relevantes do momento, vindos do Analytics › Alertas & Ações e combinando os três escopos (Móvel, Fixa e Links) numa só lista. Cada item já leva direto ao detalhe; a faixa some quando não há nada pendente.
• Evolução de gastos — série mensal do total faturado do escopo ativo.
• Top 10 da última fatura — as dez linhas de maior custo no período, com barra de proporção visual e link para o relatório completo.
• Gastos por tipo — como o valor se divide entre assinatura, voz, dados, roaming etc.

É a tela para começar o dia: em menos de um minuto você vê se algo mudou e se há algum ponto de atenção antes de entrar no Analytics para o detalhe.

Onde você mantém o inventário. O formulário se adapta ao escopo ativo — só mostra os campos que fazem sentido (uma linha fixa não pede IMEI de chip, um link não pede CPF).

• Identificação — número/identificador, responsável, e-mail, CPF, matrícula.
• Operadora e status — Ativo, Suspenso, Inativo ou Migração.
• Rateio e organização — centro de custo origem, centro de custo pagante, unidade, lotação, UF, área de negócio, cargo.
• Aparelho / equipamento — modelo, IMEI do aparelho, IMEI do chip, ID Nextel (quando aplicável).

Cada campo tem um ícone ? com a explicação, e o rótulo exibido pode ser adaptado à nomenclatura da empresa em Personalização de Campos. Campos como operadora, tipo de linha, centro de custo, unidade e cargo são listas de opções da empresa, não texto livre — isso evita "SP" e "São Paulo" virando duas coisas diferentes nos relatórios e no Analytics. Durante a edição, um indicador mostra quantos dos campos principais já foram preenchidos.

Salvar cria um registro novo ou grava sobre o existente quando você chega pela edição; trocar de escopo com alterações não salvas pede confirmação antes de descartar. Toda alteração vira um evento na Rastreabilidade — a própria tela de edição tem um atalho direto para o histórico daquele registro. Excluir não apaga o registro: ele é marcado como inativo e continua existindo no histórico. Ao editar uma linha móvel, o botão Gerar Termo emite o Termo de Responsabilidade em PDF (veja Termos de Responsabilidade).

A busca livre sobre o inventário do escopo ativo. Combine quantos filtros quiser:

• Filtros de texto (contém) — telefone, usuário, matrícula, CPF, IMEI do chip, IMEI do aparelho, ID Nextel.
• Filtros de seleção — operadora, aparelho, estrutura, centro de custo, área de negócio, grupo, cargo, unidade, status.
• Filtros avançados — recolhidos por padrão para não poluir a tela.

O botão Colunas escolhe o que aparece na tabela de resultados. Há dois botões de exportação distintos: Exportar base completa gera o inventário inteiro do escopo, e o botão de exportar do resultado da tela exporta só o que está filtrado no momento. Os filtros aplicados ficam listados como etiquetas removíveis abaixo do formulário. Cada linha tem ações diretas na tabela — editar, gerar termo (só linhas móveis) e excluir. Os rótulos de colunas e filtros seguem a Personalização de Campos.

A lista consolidada de chamadas e registros de uso do escopo ativo — dado bruto, um registro por chamada, com período, identificador da linha, data/hora, origem/destino, número de destino, tipo, classificação, minutos e valor. Use a busca da tabela para chegar a uma linha específica; a paginação segura volumes grandes. Esta tela não tem exportação nem filtros estruturados — para cruzar período, linha, usuário, tipo, destino e operadora sobre a mesma base e exportar o resultado, use Relatórios › Pesquisa Personalizada.

A trilha de auditoria do cadastro: quem mudou o quê e quando. Cada linha teve um evento de criação e um de atualização; linhas removidas ganham um evento de exclusão e aparecem tachadas.

Busque por telefone, IMEI do chip, IMEI do aparelho ou usuário. A tela respeita o escopo ativo — troque no cabeçalho para auditar linhas fixas ou links. Também dá para exportar o resultado nos mesmos formatos das demais telas (veja Exportar dados).

Gera, em PDF, o Termo de Responsabilidade de uma linha móvel — documento que o responsável assina ao receber o aparelho e o chip.

• Gerar — pela ação “Gerar Termo” em Consultas ou na tela de edição da linha. Um modal mostra responsável, linha, aparelho e IMEI, deixa escolher o modelo (o padrão já vem selecionado), avisa se algum dado importante está vazio, e tem Visualizar (prévia em folha A4) e Gerar PDF.
• Modelos — em Opções do Sistema › Modelos de Termo (só administradores). O modelo é montado em blocos (cabeçalho com logo, parágrafos, grupos de campos, cláusulas, assinaturas), usa variáveis do cadastro como {{responsavel.nome}} ou {{linha.numero}}, e tem uma prévia com dados de exemplo para conferir o layout sem precisar de um cadastro real. Um modelo pode ser marcado padrão (pré-selecionado quando ninguém escolhe outro); o modelo de fábrica do sistema não pode ser editado nem removido, só duplicado como ponto de partida.
• Histórico — a tela da linha lista os Termos emitidos, com data, modelo, versão e quem gerou. Cada termo guarda uma cópia exata do modelo e dos dados usados: mudar o cadastro ou o modelo depois não altera documentos já emitidos.

Módulo opcional (habilitado por empresa em Opções do Sistema, pela administração da plataforma) para controlar equipamentos: notebooks, aparelhos, acessórios e demais itens sob gestão. Se sua empresa não contratou este módulo, ele simplesmente não aparece no menu.

• Equipamentos — cadastro com identificação (categoria, modelo, número de série; IMEI e EID quando a categoria é telefone móvel), atribuição (funcionário, departamento ou outro), dados de compra (fornecedor, forma de pagamento, parcelas, garantia) e assistência técnica.
• Categorias, Fornecedores, Assistências técnicas e Status — cadastros auxiliares que alimentam os campos de seleção da ficha de equipamento.

Módulo opcional para cadastrar os funcionários da empresa e sua estrutura organizacional, independente do escopo de linhas (móvel/fixa/links).

• Funcionários — dados de identificação, cargo, departamento, gestor/supervisor, centro de custo, unidade, filial e tipo de colaborador (CLT, estagiário, trainee, terceiro ou autônomo), além do sinalizador elegível a aparelho.
• Cargos e Organização — cadastros auxiliares (departamentos, centros de custo, unidades, filiais, categorias de cargo e status do funcionário).

Módulo opcional para controlar contratos e custos associados aos equipamentos do Inventário — por isso, habilitar Gestão de Ativos habilita Inventário automaticamente.

• Contratos — fornecedor, vigência, valor, e-mail do responsável e alerta de vencimento (calculado ao abrir a tela).
• Relação de custos — lançamentos por equipamento e competência, gerados automaticamente a partir da forma de pagamento cadastrada no equipamento (à vista ou parcelado) ou lançados manualmente.
• Gestão dos custos — painel com o total geral, a evolução mensal e a quebra por categoria e por departamento.

Diferente do resto do sistema, o Analytics consolida os três escopos (Móvel + Fixa + Links) numa visão única de operação.

Visão Executiva

• Quatro indicadores-chave, cada um com mini-gráfico e variação contra o período anterior — a leitura de 60 segundos do estado da operação.
• Um resumo em texto corrido, gerado automaticamente a partir dos números do período, explicando o que mudou e por quê.
• Gráfico de tendência do gasto total com média móvel de 3 meses, para separar variação pontual de mudança de patamar.
• Pontos de atenção — itens carregados à parte, cada um já linkando para o detalhe, e avisos quando alguma fatura não foi importada corretamente.

Financeiro & Orçamento

• Gasto do mês e custo por serviço ativo, para acompanhar o ticket médio da operação.
• Projeção do próximo mês — uma estimativa baseada no histórico dos últimos 6 meses. Serve para planejamento, não é a fatura real.
• Gráfico com o histórico e a projeção lado a lado, e um seletor para ver o gasto por operadora, site, centro de custo ou área de negócio.

Tendências & Benchmarking

• Evolução histórica de longo prazo do gasto e do consumo.
• Sazonalidade — gasto médio por mês do calendário, para saber se um pico é recorrente todo ano; um aviso aparece quando ainda há menos de 12 meses de histórico para essa leitura.
• Comparação entre sites normalizada pelo número de linhas ativas — compara justo, mesmo entre unidades de tamanhos bem diferentes.

Alertas & Ações

• A fila de itens que pedem uma decisão — não apenas indicadores. Cobre linhas ociosas e consumo fora do padrão, ordenados pelo impacto estimado em reais por mês.
• Cada item já vem com uma ação sugerida e um link direto para o cadastro ou relatório envolvido.

Risco & Conformidade

• Linhas com consumo atípico frente ao próprio histórico (possível uso indevido, roaming ou fraude).
• Concentração de gasto no maior site — quanto a operação depende de uma única unidade.
• Governança de cadastro — quantas alterações cada usuário fez no período e quantas aconteceram fora do horário comercial, para apoiar auditoria de atividade fora do padrão.

Eficiência Operacional

• Linhas ativas sem uso relevante nos dois últimos fechamentos de fatura, com uma estimativa de quanto isso custa em subsídio de aparelho pago à toa.
• Concentração de gasto na maior operadora — risco de depender demais de um único fornecedor.

Organizados em dois grupos, sempre dentro do escopo ativo:

• Gastos — evolução de gastos (total e por linha), gastos por UF, por unidade/site, top 10 usuários e resumo por tipo de ligação.
• Consumo — evolução do número de linhas, consumo médio (só no escopo Móvel — último mês contra a média dos três anteriores), e consumo por operadora, aparelho (só Móvel), centro de custo (origem e pagante), departamento (RH e funcional) e área de negócio. Os relatórios por dimensão trazem o mês selecionado e também uma matriz com o ano inteiro (janeiro a dezembro).

Em relatórios de distribuição (não mensais), clicar numa barra do gráfico ou numa linha da tabela abre a Pesquisa Personalizada já filtrada por aquele valor. O campo Comparar com mostra um segundo período lado a lado, com a variação percentual de cada linha. Quase todo relatório e a Pesquisa Personalizada têm um menu Exportar (veja Exportar dados), e os nomes de dimensão seguem a Personalização de Campos.

Envio das faturas de telefonia por e-mail aos responsáveis. Dois itens no menu:

Faturas por E-mail

Escolha o período (mês de referência) e busque as faturas das linhas móveis. A tabela mostra linha, responsável, e-mail, operadora, centro de custo, valor e status; registros sem e-mail válido aparecem marcados com "⚠ Sem e-mail" e não podem ser enviados. Selecione as faturas (ou "Selecionar todos os resultados"), ajuste o Assunto e a mensagem — padrão ou personalizada, com editor de texto e variáveis como {{responsavel.nome}} e {{fatura.valor}} —, use "Visualizar e-mail" para conferir com anexo, e confirme em "Enviar selecionados". A confirmação mostra quantos destinatários são válidos.

Processamento e histórico

O envio não trava a tela: cada lote entra numa fila e é processado em segundo plano, um e-mail por vez, com até 3 tentativas em caso de falha temporária. O painel de Histórico mostra cada lote (data, período, enviados, falhas, status) e, ao abrir um lote, cada destinatário com seu status e erro. Falhas podem ser reenviadas com um clique.

Configurações de E-mail

Somente administradores. Define o servidor SMTP da empresa (remetente, host, porta, usuário, senha, segurança STARTTLS/SSL) ou marca "Utilizar configuração padrão da plataforma". Tem "Testar conexão" e "Enviar e-mail de teste", o dia de vencimento usado na variável {{fatura.vencimento}} e a mensagem padrão. A senha SMTP é armazenada cifrada e nunca é exibida nem devolvida pela aplicação.

Personalização de Campos

Somente administradores. Lista todos os campos do cadastro de linhas, agrupados (Identificação, Responsável, Aparelho e chip, Organização, Custos e rateio). Para cada campo você define o rótulo exibido — e ele passa a aparecer com esse nome no Cadastro, nas Consultas, nos Relatórios, no Analytics e nas exportações. Os dados não mudam. “Restaurar padrão” devolve o rótulo original; as mudanças valem para toda a empresa.

Modelos de Termo

Somente administradores. Cria e edita os modelos do Termo de Responsabilidade emitido para as linhas móveis (ver Termos de Responsabilidade). Permite definir o modelo padrão, duplicar, ativar/inativar; modelos já usados para emitir termos não podem ser excluídos, só inativados.

Dados da Empresa

Somente administradores. Razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, cidade/UF e a logomarca da empresa. Esses dados aparecem no cabeçalho dos termos e dos e-mails.

Trocar Senha

Mínimo de 8 caracteres, com letras e números. Ao trocar, as outras sessões são encerradas.

Usuários da Empresa

Somente o login administrador criado junto com a empresa acessa esta área. Inclui usuários, altera acessos e define senhas temporárias — sempre restrito à sua empresa.

Conexão SQL Server

Configura a instância do sistema legado, testa o acesso e importa os dados. A importação roda por etapas (cadastros e ligações dos três escopos) ou de uma vez. Não feche a tela nem troque de página enquanto ela estiver rodando.

Os relatórios e as consultas exportam em três formatos:

• Excel (.xlsx) — planilha com as colunas e a formatação de moeda preservadas.
• PDF — a tabela do relatório; quando há gráfico na tela, ele é embutido no topo do documento.
• CSV — texto puro, para carregar em outra ferramenta.

Em Consultas, o botão Exportar base completa gera o inventário inteiro do escopo, respeitando as colunas selecionadas. Os cabeçalhos das colunas seguem a Personalização de Campos. Cada relatório e a Pesquisa Personalizada têm seu próprio menu Exportar — veja Relatórios para os recursos de comparação e drill-down que valem para essas exportações.

Há dois níveis dentro de cada empresa:

Administrador da empresa

Vê o item “Usuários da Empresa” e pode criar/editar acessos e senhas temporárias. É quem criou a empresa ou quem recebeu esse nível.

Usuário comum

Acessa Painel, Cadastro, Consultas, Ligações, Rastreabilidade, Analytics, Relatórios e as demais opções, mas não administra usuários.

TEM (Telecom Expense Management)

Disciplina de controlar inventário, contratos, faturas e uso de serviços de telecom para reduzir custo e risco.

Inventário

A base de tudo o que a empresa tem contratado: linhas, chips, aparelhos, ramais, troncos e links.

Rateio

Distribuição do custo de telecom entre centros de custo, departamentos ou unidades.

Linha ociosa

Serviço ativo (e cobrado) sem consumo relevante nos últimos ciclos — candidato a cancelamento ou suspensão.

Anomalia de consumo

Valor de uma linha muito acima do próprio histórico num período — normalmente roaming, dados fora do plano ou fraude.

IMEI

Identificador único do aparelho (15 dígitos). O Aldicontrol guarda o IMEI do aparelho e o do chip/SIM separadamente.

Ciclo de faturamento

O mês de referência de uma fatura. É por ele que o consumo é agrupado e comparado.

Termo de Responsabilidade

Documento que o colaborador assina ao receber um aparelho/linha, assumindo a guarda e o uso adequado. O Aldicontrol gera esse termo em PDF a partir de um modelo e dos dados da linha.

Lote de envio

Um conjunto de faturas enviadas por e-mail de uma vez. Cada lote tem um histórico com o status de cada destinatário (enviado, falha) e permite reenviar as falhas.